Voice of English-speaking Québec (ci-après « VEQ ») s’engage à recueillir, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ils sont détenus ou consultés, conformément à la présente politique (la « Politique de confidentialité »).
La présente politique précise également les rôles et responsabilités du personnel de la VEQ, de la collecte à la destruction de vos renseignements personnels.
Si vous avez des questions au sujet de vos renseignements personnels et que, malgré la lecture de la politique, vous avez encore des questions, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Brigitte Wellens, à l’adresse courriel suivante : privacy@veq.ca
La VEQ peut, à sa discrétion, modifier la politique à l’occasion. Le cas échéant, vous en serez informé de manière appropriée. Une fois avisé, votre utilisation continue des services fournis par la VEQ après l’entrée en vigueur de la politique modifiée constituera votre consentement à la politique telle que modifiée.
1. Définitions.
Les significations attribuées aux mots et expressions figurant dans la présente politique sont énoncées ci-dessous :
- « Autorité(s) gouvernementale(s) » désigne ce qui suit :
- tout gouvernement multinational, fédéral, provincial, étatique, régional, municipal ou local, ainsi que tout ministère, cour, tribunal, organisme arbitral, commission, agence, conseil ou bureau,
- toute subdivision, tout mandataire, toute commission ou toute autorité de l’un des précédents,
- tout organisme quasi gouvernemental ou privé exerçant un pouvoir de réglementation, d’administration, d’expropriation ou toute autorité fiscale sous la direction de l’un des précédents ou pour son compte, y compris tout organisme privé mandaté pour rendre des services publics; et
- tout organisme judiciaire ou quasi judiciaire, cour ou tribunal;
- « Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, ainsi que toute modification ou tout amendement subséquent;
- « Renseignements personnels » désigne tout renseignement relatif à une personne physique permettant de l’identifier, directement ou indirectement;
- « Responsable de la protection des renseignements personnels » désigne la personne nommée par la VEQ pour assurer la conformité à la Loi et la mise en œuvre de celle-ci, laquelle, à la date des présentes, est Mme Brigitte Wellens, joignable par courriel à privacy@veq.ca ;
2. Consentement.
En soumettant vos renseignements personnels à la VEQ, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels par la VEQ conformément à la présente politique.
3. Finalités de la collecte des renseignements personnels.
La VEQ recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Répondre à vos demandes ou à vos questions;
- Améliorer le site Web et ses services. La VEQ peut combiner les renseignements obtenus auprès de vous avec des renseignements qu’elle reçoit à votre sujet de la part de tiers;
- Vous envoyer, selon le choix que vous avez fait, de l’information sur nos différentes activités;
- Prévenir et détecter la fraude ou évaluer et améliorer les mesures de protection et de sécurité;
- Vous contacter au sujet de la présente politique;
- Effectuer des suivis amicaux auprès d’une clientèle spécifique;
- Réaliser des activités de promotion afin de faire connaître les activités et les intérêts de la VEQ;
- Faciliter votre participation aux activités de la VEQ.
La VEQ utilise vos renseignements personnels uniquement aux fins prévues dans la présente politique et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation non prévue aux présentes, sauf dans les cas d’exception prévus par la Loi.
4. Moyens de collecte de vos renseignements personnels.
La VEQ recueille vos renseignements personnels lorsque vous :
- Vous abonnez à notre infolettre ou bulletin électronique sur ce site Web
- Vous inscrivez pour participer à l’un de nos événements et activités
- Cliquez sur une publicité que la VEQ a placée sur un site Web tiers (p. ex., Google, Facebook, etc.)
- Remplissez un sondage, participez à un concours ou à toute autre promotion
- Remplissez un formulaire papier ou en ligne (p. ex., Microsoft Form, Zoom, etc.)
- Communiquez avec nous par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen de communication
- Nous transmettez vos renseignements personnels par courriel
5. Droit d’accès et de rectification prévu par la loi
Sur demande, la VEQ confirmera l’existence de vos renseignements personnels, vous y donnera accès et vous permettra d’en obtenir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Vous avez le droit d’exiger que des renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques soient rectifiés ou que des renseignements personnels soient supprimés si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi.
Vous avez le droit d’exiger que la VEQ cesse de diffuser vos renseignements personnels lorsque cette diffusion est contraire à la loi, à une ordonnance judiciaire ou lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- Un préjudice sérieux est causé à votre réputation ou à votre vie privée,
- Ce préjudice l’emporte sur l’intérêt public de connaître l’information ou sur l’intérêt de toute personne à la liberté d’expression
- La cessation de diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour prévenir un préjudice supplémentaire.
Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit, et vous devez fournir une preuve de votre identité en tant que personne concernée par les renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels de la VEQ répondra à votre demande écrite dans les 30 jours suivant sa réception.
L’accès à vos renseignements personnels est gratuit, sauf lorsque des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission.
En cas de refus d’accéder à votre demande, le responsable de la protection des renseignements personnels s’engage à fournir les motifs de la décision et à vous informer des dispositions de la Loi sur lesquelles le refus est fondé, des recours dont vous disposez et du délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le responsable fournit l’assistance nécessaire pour vous aider à comprendre le refus.
Il s’engage à délivrer, sans frais, une copie de vos renseignements personnels qui ont été modifiés ou ajoutés ou, selon la demande, une attestation de la suppression de vos renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels s’engage également à aviser, sans délai, toute personne ayant reçu les renseignements dans les six mois précédant la demande de la personne concernée et, le cas échéant, la personne de qui les renseignements ont été obtenus.
Il s’engage également à conserver les renseignements personnels faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pendant le temps requis pour vous permettre d’épuiser vos recours en vertu de la Loi.
6. Droit de retirer votre consentement.
Vous avez le droit, en tout temps, de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels par la VEQ. Pour ce faire, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies dans la présente politique.
Toutefois, le cas échéant, le retrait de votre consentement peut entraîner l’incapacité ou le refus de la VEQ de fournir son service.
7. Nous recueillons des renseignements personnels au moyen de témoins (cookies) sur notre site Web.
Les témoins recueillent automatiquement des renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web et nos services en ligne. Ils sont stockés sur votre appareil afin d’assurer le bon fonctionnement du site Web, de fournir des informations pertinentes et de personnaliser votre expérience.
Vous avez le contrôle des témoins : vous pouvez choisir de les accepter ou de les refuser. Bien que la plupart des navigateurs Web acceptent les témoins par défaut, vous pouvez ajuster les paramètres de votre navigateur pour les refuser. Pour désactiver les témoins, accédez aux paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également utiliser le mode de navigation privée pour limiter l’utilisation des témoins. N’oubliez pas que la désactivation des témoins peut avoir une incidence importante sur votre expérience sur notre site Web.
8. Communication de vos renseignements personnels.
8.1 Communication à des entités et/ou personnes au Québec
La VEQ souhaite que vous compreniez avec qui elle partage les renseignements personnels qu’elle recueille à votre sujet. En conséquence, JH Partners partage vos renseignements personnels avec les personnes/entités suivantes :
- Fournisseurs de services autorisés – La VEQ peut partager vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services qui exécutent des services en notre nom. Les services fournis par ces fournisseurs comprennent le traitement des paiements par carte de crédit, le traitement des dons, le service à la clientèle, l’analyse et la promotion des activités, le soutien aux fonctionnalités du site Web, la tenue de concours, tirages et sondages, ainsi que le soutien à d’autres fonctions du site Web. Ces fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos renseignements personnels uniquement aux fins d’exécution de leurs fonctions. Dans de tels cas, des mesures seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
- Partenaires d’affaires – La VEQ peut partager vos renseignements personnels avec ses partenaires d’affaires afin de vous fournir des services. Dans de tels cas, des mesures seront prises afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
- Partenaires communautaires – La VEQ peut partager vos renseignements personnels avec ses partenaires communautaires afin d’améliorer la santé et le bien-être de la communauté anglophone de la région de la Capitale-Nationale (la grande région de Québec), y compris Portneuf et Charlevoix. Dans ce cas, des mesures seront prises afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
- Santé publique et services sociaux – La VEQ peut partager vos renseignements personnels avec du personnel du secteur de la santé publique et des services sociaux de la grande région de Québec. Dans ce cas, des mesures seront prises afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
- Autorités gouvernementales – La VEQ peut partager vos renseignements personnels avec des autorités gouvernementales lorsque requis. Dans de tels cas, des mesures seront prises afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels.
La VEQ doit obtenir votre consentement pour communiquer ou transmettre vos renseignements personnels à un tiers non visé par la présente politique, sauf lorsque cela est justifié en vertu d’une exception prévue par la Loi.
8.2 Communication à des entités et/ou personnes à l’extérieur du Québec
Vos renseignements personnels peuvent être communiqués ou stockés à l’extérieur du Québec. Dans de tels cas, la VEQ s’engage à réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à transférer vos renseignements uniquement si l’évaluation démontre que les renseignements personnels communiqués sont protégés.
La VEQ peut partager vos renseignements personnels avec les entreprises suivantes, qui démontrent ou ont démontré que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés :
- MailChimp – Une plateforme d’automatisation marketing et de marketing par courriel.
- MS SharePoint – Un outil permettant de créer des sites Web, de publier du contenu et de stocker des fichiers.
- Zoom – Une plateforme de communication permettant aux utilisateurs de se connecter par vidéo, audio et téléphone.
9. Sites Web de tiers.
Veuillez noter que notre site Web contient des liens vers des sites Web de tiers qui ne sont pas assujettis à la présente politique. Ces sites Web peuvent recueillir vos renseignements personnels et nous informer de vos activités. La VEQ recommande d’examiner chaque site Web de tiers en cliquant sur le lien « Politique de confidentialité » au bas de votre page Web.
10. Conservation de vos renseignements personnels.
La VEQ conserve vos renseignements personnels sur des serveurs informatiques sécurisés et, au besoin, en format papier dans des bureaux verrouillés. Voici une liste des emplacements physiques où vos renseignements personnels peuvent être conservés :
- Le Wellness Centre à Jeffery Hale.
11. Mesures de sécurité.
La VEQ prend des mesures de sécurité appropriées, notamment des mesures physiques, électroniques et procédurales, afin de protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé et la divulgation.
La VEQ a mis en place les mesures de sécurité suivantes afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels :
- Chaque employé dispose d’un mot de passe unique pour accéder à son ordinateur.
- Un système d’authentification multifactorielle est en place.
- Chaque membre du personnel de la VEQ, fournisseur, client, bénévole, ainsi que chaque membre du conseil d’administration et des comités signe une entente de confidentialité.
- Le personnel reçoit une formation sur l’application de la présente politique et sur les bonnes pratiques de conservation et de protection des renseignements personnels.
- Des classeurs verrouillés et une méthode sécurisée de conservation des clés de chacun sont en place. Les renseignements personnels recueillis en format papier ou sous forme physique peuvent également être conservés dans des bureaux verrouillés.
12. Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?
La VEQ conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et sous réserve de toute période de conservation prévue par la loi.
Une fois les fins pour lesquelles vos renseignements personnels ont été recueillis atteintes, la VEQ les détruira ou les anonymisera, sous réserve de toute période de conservation prévue par la loi.
Nous pouvons conserver certains renseignements liés à votre compte à des fins d’analyse, de comptabilité, de tenue de dossiers et de prévention de la fraude. Cela comprend l’application de nos conditions d’utilisation et la prise des mesures nécessaires pour protéger le site Web. Si nous avons partagé vos renseignements avec des tiers, leurs politiques s’appliqueront et nous ne pourrons être tenus responsables.
Lorsque la VEQ prend des décisions fondées sur vos renseignements personnels, ceux-ci sont conservés pendant un an conformément à la Loi.
13. Traitement des plaintes.
Si vous avez une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels ou l’utilisation de vos renseignements personnels par la VEQ, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente politique. Une réponse à votre plainte vous sera transmise dans les meilleurs délais.
14. Rôles et responsabilités du personnel.
Seuls les employés autorisés de la VEQ ont accès à vos renseignements personnels, c’est-à-dire les employés qui doivent connaître ou avoir accès à vos renseignements personnels afin de permettre à la VEQ de fournir ses services. Les employés autorisés par la VEQ à accéder à leurs renseignements personnels se voient attribuer des codes d’accès spécifiques, et chaque employé autorisé n’a accès qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exécution de ses fonctions dans son secteur de programme.
Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’assurer la conformité à la présente politique et sa mise en œuvre. Il ou elle veille également à ce que tous les employés autorisés de la VEQ la connaissent et utilisent les renseignements personnels conformément à ses dispositions.
15. Accès à vos renseignements personnels et moyens d’y accéder.
Si vous avez des questions concernant l’accès de la VEQ à vos renseignements personnels ou leur utilisation, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente politique. Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels seront également disponibles sur notre site Web.
16. Collecte de renseignements personnels auprès de mineurs.
La VEQ peut, aux fins de ses activités, recueillir des renseignements personnels auprès d’un mineur. Dans de tels cas, la VEQ obtiendra le consentement du parent ou du tuteur légal pour recueillir les renseignements personnels et n’utilisera ces renseignements personnels qu’aux fins divulguées au moment de la collecte.
17. Protocole en cas d’atteinte à la confidentialité.
En cas d’atteinte à la confidentialité touchant la cote de crédit, le vol d’identité ou l’emploi, la VEQ avisera sans délai la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées.
La VEQ mettra en place un registre interne des incidents de confidentialité afin de prévenir de nouvelles occurrences de même nature.
18. Prépondérance.
En cas de contradiction entre la présente politique et la Loi, les dispositions de la Loi prévaudront.